Al probar los softwares mencionados, todos quedan descartados.

open km
Descartado por las siguientes razones:

a ) Basado en tomcat. pesado y sin paquetes war. Para fines prácticos es «cerrado»
b ) La instalación de 172 mb no deja algo funcional. No dice como instalarlo en linux
c ) Documentación escasa o nula. El mas rápido para decidir removerlo.

kordil edms
Descartado por las siguientes razones:

a ) Viene con una instalación por defecto de XAMPP
b ) No se ve forma de señalar un grupo de documentos o ver si tiene ese grupo un termino.
c ) No se ve posibilidad de multiempresas

Logicalweb :

Descartado por las siguientes razones:

a ) Basado en tomcat. Implica paquetes WAR, Plesk de preferencia y es pesado.

Epiware :

Descartado por las siguientes razones:

a ) Demasiados scripts de java y css
b ) Poco código Real reutilizable
c ) Sin manual de instalación
d ) Parece paquete de antiword + phpmailer + thumbnail
e ) No se ve estructura de base de datos.

openwebdoc

Descartado por las siguientes razones :

a ) A primera vista no puede enviar correos de manera automática
b ) La instalación tiene problemas al usar contraseña con caracteres especiales(,*#$), y se guarda en la base en «»
c ) Imposible entrar incluso cambiando el password a mano en la base de datos.

Pros :
Bonito aviso en msgbox de css

El producto MSI con demo para desktop, da archound, actualizado en 2010 ,http://www.shareit.com/product.html?productid=300374870

DADocMan-Desktop-3-1-105-EN

rechazado por :
a ) Esta pensado para organizar sin autorizar
b ) ejecutable de windows. En caso de ser colaborativo el precio es licencia bastante cara.
c )Es mas que nada un control de escaneo.

Resumen :

Ninguno de estos productos tiene la opción de verificar objetivos. Los archivos se guardan en ftp o directorio actual. Lo que significa que
puede haber duplicación no cuantificable, que se necesita un respaldo de sistema y otro de base de datos, ademas de no permitir mas de 2000 documentos por empresa por limitaciones de ftp, ademas de riesgos a la seguridad, no se ve que ninguno de ellos sea multiempresa.

Conclusiones :

Sera necesario desarrollar un software , enfocado a verificar objetivos, multiempresas, y preferentemente Operar el guardar datos en base de datos, los archivos deben almacenarse en una base de datos para no ser accesibles via browser, y poderse verificar con sha1 o md5 que no han sido alterados (cosa que no se puede hacer en directorio)

Justificación:

Los clientes de los escenarios 1 y 3, ya plantaron una necesidad. El cliente está dispuesto a pagar una cantidad fija por empresa, con un límite de 100 documentos por ciclo.

Las prioridades para estos clientes son,

a ) Seguridad de sus datos. No quieren ponerlo en proveedores de estados unidos que pueden tener acceso a sus datos financieros. La posibilidad In House, o selfhosted, es importante.
b ) Costo razonable. Los precios de estados unidos pueden ser razonables, pero 500 USD por ciclo de documento y workflow mensuales, harían que una de ellas pagara 6000 USD mensuales por ser 12 razones sociales diferentes.
c ) Que cumpla con las funcionalidades , además de lo normal de auditoría y logs, multiempresa es lo mas vital.

Por lo mismo, ambos clientes estan de acuerdo que, una solución de «caja cerrada» o SAAS existente probablemente no se ajusten a sus necesidades, y que las opciones son, o adaptar un software existente code source pagando por consultoría y fork, o hacer un sistema desde ceros, pagando el costo por hora de desarrollo, análisis y documentos como este a una tasa fija, además de usarse bajo SAAS con un costo propio único por empresa.

El software me ha sido encargado por tener experiencia en un DMS realizado para un despacho de abogados en el 2004, que agrupaba por categorías y «juicios», pero que no aplica a este software.

Lo que el Software objetivo no es :
* Oficina sin papeles
* reemplazo de office word / excel / etc
* Planeador de proyectos / workflow.
* Software de escritorio
* multilenguaje
* Lleno de adornos Java / Ajax
* Pesado (requerimientos excesivos)
* automatizado
* versionado absoluto

Lo que el software objetivo si es :
* Software web, con portal y niveles de acceso granulares
* Control de fechas de entrega de documentos y recordatorio de faltantes.
* Sistema de respaldo web de documentación crítica, tanto para caso de continuidad de negocio (robo de hardware)como de evitar sobreescribir archivos existentes.
* Funcional, sin necesitar de Ajax para funcionar.
* En español
* versionado relativo
* Correos ligados a personas/roles. Debe prevenir que por error mandemos correo a eperez@competencia.com (los correos no son de captura)

Ejemplos de software que debe verificarse para ver si cumplen los requisitos :

1 ) ejecutable de Windows 37mb 24 jun 2011
http://sourceforge.net/projects/kordiledms/

2 ) Open Km: 172 mb 08 ene 2013 (demasiado grande)
http://sourceforge.net/projects/openkm/

3 ) logical doc 74.7 mb 27 feb 2013
http://sourceforge.net/projects/logicaldoc/?source=recommended

4 ) epiware last update 2010 .. 8 mb
http://sourceforge.net/projects/epiware/?source=recommended

5 ) opendocman 1.2.6.4

6 ) producto MSI con demo para desktop, da archound, actualizado en 2010
http://www.shareit.com/product.html?productid=300374870

He comentado anteriormente que soy director o poder legal en escrituras originales de varias empresas, independientemente de mi ingreso en otra.

Uno de los proyectos que me encargó el cliente de una de ellas, es un Control computarizado de documentos y cierre de ciclos documentales. No creo que ninguno de los proyectos existentes de código libre que existen puedan adaptarse, aunque tendré que revisar si hay alguno mas además de los que conozco.

Los requerimientos deben ser cumplidos en su totalidad, así que es muy probable que el sistema sea hecho de ceros. Escribiré el proceso de desarrollo de dicho proyecto en la medida de lo posible, yespero tener antes del fin de este mes de Marzo, un prototipo funcional. No creo que me tome mas de 80 horas de trabajo.

En caso de tener que desarrollarlo, Publicaré pantallas pero no código. La razón principal es que el producto lo venderá una de mis empresas como «Software as Service» (SAAS), y el cliente que lo pidió Necesita una solución, que no pueda ser usada por personas de su mismo giro de producción. Asi que la licencia estipula la propiedad del desarrollador (o sea yo ) que licencia a una Sociedad Anónima (la creada en noviembre) la facultad de hacer SAAS, siendo los derechos intelectuales de mi propiedad, y a cambio esa Sociedad Anónima me pagará a través de la Sociedad Civil que crearé en Abril.

De esta manera, la información queda compartimentada.

La metodología que llevaré será basada en RAD, Desarrollo rápido de aplicaciones. Para definir los casos de éxito, sin tener que meterme a documentar UML, haré tres escenarios de posibles usuarios.

Escenario 1 : El cliente Gerardo es el administrador de una serie de empresas que facturan alrededor de 5000 facturas mensuales en conjunto. Tiene facultades de director general, y hay un departamento central de contabilidad, cobranzas, tesorería y recursos humanos en el corporativo. Lo que el necesita es poder declarar «tipos de documentos» necesarios para cerrar un «tipo de período». Por ejemplo, algunos documentos pueden ser «estados financieros mensuales» o «reporte de cobranza actualizado al día ultimo del mes» , y estos documentos los puede subir solamente la persona autorizada para el perfil del puesto (por ejemplo, el contralor y el jefe de cobranza en este caso ) . Esto puede ser multiempresas. El cliente necesita lo mismo de todas las empresas, pero el responsable de enviarle los documentos de cada uno, es Diferente persona o a veces el mismo.

El sistema avisará por correo a cada responsable de documentos que no los ha enviado, y al señor Gerardo que hay documentos para verificar. Una vez que este lo verifique y que si es lo que deba ser (es decir, no vaya a ser que subieron un archivo de excel de compra de papelería en lugar de el documento pdf de estados financieros ), el lo autoriza y el que lo subió queda bloqueado para verlo, descargarlo o modificarlo.

Una vez se termina el proceso y todos los documentos del mes están como debe ser cerrados, el administrador puede crear un zip con los documentos y enviarlos al dueño, que lo contrató a el como director general.

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Escenario 2: Yo, Alfonso Orozco, tengo que conservar organizados los datos de pagos del Imss, estados de cuenta bancarios de varios bancos, pagos del IVA, documentos de impresiones de nómina en PDF y hacerlos llegar cada mes al contador respectivo (manejo cuatro contadores diferentes al momento, si uno falla la demas empresas son independientes a fallas).

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Escenario 3: Claudia es directora de una empresa que organiza eventos de cata de vinos en el extranjero. (Cliente mio también). Ella quiere centralizar información referente a eventos organizados para diferentes patrocinadores, por lo cual los documentos de cada evento SON visibles para diferentes patrocinadores. Es decir, si un evento lo patrocina la pepsi, no van a poder ver los eventos patrocinados por coca cola. Los documentos de un evento incluyen declarar documentos de lista de invitados, lista de asistentes, reales, reservacion en pdf del hotel, pago en pdf del hotel, nómina pagada en excel, scaneo SPEI de pago de anticipos de su patrocinador, (máximo de 3) , reporte de incidencias del Supervisor del evento, e ir monitoreando el avance de cada paso. Se deben poder ligar documentos adicionales, y en este caso el período puede durar diez meses desde la propuesta económica hasta la carta de liberación de fianza.

Que bárbaro. Segun yo el próximo miércoles estaría en la firma de la sociedad civil. Ya moví la fecha con el notario.

Hoy era uno de los días mas o menos «tranquilos» que iba a tener en el mes, pero voy a tener que andar de un lado a otro de la ciudad. Afortunadamente encontré una solución a parte de lo que se hizo ayer (historia larga) pero hasta las 3 de la tarde me entero si la idea funciona.

Ayer hasta me sentí raro. Llegando a la casa hacer 20 llamadas… creo que nunca había hecho tantas llamadas en cinco años y ayer las hice en un solo dia.

Ademas tengo que probar el adaptador HDMI usb para poner do smonitores en la PC AIO que deje con el cliente rpincipal.

14:15

Hoy pasé tres horas cambiando detalles de un décimo proyecto. Tres horas reales, documentadas en dos hojas en lapsos de actividad realizada. No cuento 25 minutos de un ajuste razonable. Me pregunto cuanto me habría tardado de no tener hecho mi framework particular. No eran solo catálogos sino controles de gastos , cambios de paísesa un estandard diferente, manejando al mismo tiempo la integridad referencial, catálogos, y una gráfica nueva.

Esa gráfica en google charts, generada al vuelo, me causó unos viente minutos de pérdida de tiempo. Cambios de imagepiechart a corechart, etc.

Al mismo tiempo, estoy a la espera de un correo que me diga la evolución de un ser querido (que no es mis hijos o mi esposa) que está en observación desde hace unas horas.

Recuerdo la primera vez que vi a esa alma herida. llena de actividad, y con hambre. Ayer que la vi junto con mi esposa, era evidente su cansancio. A ver que dice el doctor. Es una lástima que la fecha de entrega de este décimo proyecto me haga estar aqui hasta las cinco.

Este fin de semana fue mas pesado de lo que creía. Ya hice las revisiones de servidores y otros extras. En unos diez minutos debo ponerme a programar.

Afortunadamente con excepción de lo del miércoles, toda la semana podré estar sentado. El problema creo que no fueron las horas caminando, sino el tiempo de pie esperando informes de la tele o de lo demás.

Ayer sabado fui a la ciudad donde esta la casa que me dejó mi mamá. Una de las razones de la premura era recibir el avaluo que se hizo esta semana. Por un lado el objetivo era corroborar el precio de la casa, y por otro, mas o menos descansar.

A la hora de la hora no descansamos nada de nada.

Si bien recibimos el avaluo, que nos permite negociar mejor la venta de la casa (con un posible comprador que nos pasó la cita para después), estabamos pensando comprar una televisión de 32 pulgadas LCD para un evento, en que vamos a necesitar salida a TV. Había una promoción buenisima en Comercial Mexicana, cosa que decubrimos después de pasar por todos los lugares de televisión en la ciudad de mi mamá.

Una de las razones por las que no escribo de ciertas cosas, es porque puedo poner en peligro mi patrimonio por la secta Templo de la serpiente emplumada y ciertos idiotas a los que tuve que correr y que se la pasan insultando a todas las mujeres que se les pongan enfrente, incluyendo mi esposa. Por lo general, he aprendido que quien tiene mejor información lleva una ventaja, y que dar información en ciertos asuntos no es práctico. Si bien en casos como el reciente con la averiguación previa de ciertos idiotas conviene dar la información.

En ese caso hace unas dos semanas llegamos a la oficina de esos idiotas, y era evidente que no tomaban ciertas cosas en serio. Mostrarles la averiguacion previa con su nombre, fue suficiente par que hicieran lo que debieron haber hecho unos meses antes. Lo mismo sucedió hace una semana, cuando el papá de esos tipos se trató de pasar de listo, y al llamar a la patrulla fue evidente que las reglas del juego eran otras.

Era una cuestion de información.

La compra de la televisión no llegó a buen término. Bastante cansados ayer, pero habiendo encontrado una que estaba casi perfecta, pasé a un cibercafé y me cambiaron una cosa de abril a finales de este mes. Asi que el 20 no voy a poder firmar la nueva razón social, y lo mas seguro es que el 20 me la pase haciendo fila de un trámite porque era el unico dia libre en mi agenda. Asi que fue cuestión de regresar a México para ver si podiamos comprar aqui la televisión, y se me ocurrió hablarle a una de las personas del evento, y por lo menos por ahora, esta persona puede poner una de 42 pulgadas. Por una parte me parece un desperdicio tener televisión (no veo desde hace unos 10 años en que veia a veces el History Channel), y por otro, la televisión no da información util.

Quien tiene mejor inmformación, termina con un mejor trato, si eso es lo que se busca. La información resulta util para hacer una negociación o para dejar las cosas claras. Acumular información, sin hacer nada con ella, es tóxico. Y hay personas que no PUEDEN hacer con ella.

Ahora estoy sentado, a punto de acostarme. Hice una revisión rápida del nuevo server que tengo que contratar el martes a mas tardar, para alojar uno de los nueve proyectos. Es cuestion de información que solo da la práctica.

El dia de hoy, mi esposa duerme aquí junto, caminamos casi siete horas hoy, nos pasamos de pie unas cuatro horas , y dar detallas sería poner en peligro a mi entorno inmediato. Aunque la empresa sociedad civil se hará mediados de Abril, hay cosas que me dejan pensando.

Este año , si sigue como empezó, va a estar bastante bien. Lo que no estoy seguro es si se vende la casa que me dejó mi mamá. Ya he hecho planes para si se vende o si no se vende. Al mismo tiempo, al ver a mi rededor los resultados de pasarme todo el santo dia caminando por el centro, se que mis pies necesitan descanso.

Calculo que entre ayer y hoy, caminé unas quince horas, y estuve parado unas cinco. Aunque ayer comimos muy bien, me estoy dando cuenta que hoy, entre una cosa y otra no nos dio tiempo de comer, y eso que en el super de hoy gastamos como tres mil pesos de comida.

Son las 23.38.

Mañana nos espera un dia muy pesado. En mi caso concretar con el cliente de varios proyectos fecha de entrega para cuatro de ellos, contactar al notario, etc. Y mi esposa tiene que contactar al cliente del estado de Morelos para ver que paso con su pago, y al de Aguascalientes para dar seguimiento a la implementacion.

Además, como derivado de lo de hoy el miercoles tengo otra vez toda la tarde ocupada, y casi seguro el fin de semana igual.

Ayer salí temprano de las oficinas del cliente principal (2 de la tarde) y me encaminé a la casa para tomar los papeles del ministerio público. Salí con mi esposa de la ciudad y unas horas después fuimos a comer a bisquets de obregón, para salir de carrera al ministerio público a dar seguimiento a la averiguación previa contra los idiotas del martes.

Estuvo extraño.

Casi cinco horas en el ministerio público y cuando me atendieron fueron dos minutos, el tiempo suficiente para anexar dos documentos y que procedan ya por oficio.

Era evidente que algo raro estaba pasando. En el ministerio público estaban tres policías que no encajaban, por lo que , considerando otros factores, llegué a la conclusión que tenían un detenido, y que necesitaban que llegara un elemento superior para entregarlo y consignarlo directo a reclusorio. Unas horas después, ya que les tomaron los generales a los policías (obvio era delito violento y con detenido), me di cuenta que el problema que les estaba tomando tanto tiempo, era de autoridad entre las diferentes fuerzas policiacas. En lo personal creo que los procedimientos para detenidos son mejores desde que entraron los parámetros hace casi un año(de plano ya no me acuerdo si fue en mayo o en abril).

A final de cuentas se tardaron cinco horas porque era detenido de rob con violencia, que parece robó el coche a alguien fuera de un negocio de pollos, y luego chocó el coche. Asi que, estuviera confeso o no, tuvieron que intervenir dos patrullas y una ambulancia o dos, una con tres personas para remitir al detenido y otra persona para conducir el coche robado y chocado. Y en medio de todo eso, estaba el problema que el coche estaba inservible al llegar, que uno de los ladrones quedó lesionado con el choque , y el testigo / dueño del coche también pero en otro lugar.

Que relajo.

Asi que antes que nos atendieran tuvimos que esperar la toma de generales de tres policías, luego la llegada del coche con el asegurador (porque había que llevar el coche al ministerio publico), luego la respuesta de la institución de salud que se llevó al segundo detenido, y afortunadamente nos hicieron un huequito antes que la ministerio público fuera con toda la escolta correspondiente a atestiguar del peritaje en donde robaron el coche.

Si hubiera llegado cinco minutos antes capaz que no hubiera esperado cinco horas. Lo bueno es que me atendieron super rápido.

Ya van dos veces que no guardo un texto escrito sobre lo del martes, porque estaba dando demasiados detalles. En pocas palabras, la persona de la cita de las doce del martes se levantó en cuanto llamé a una patrulla. Y tuvo que entregar TODO aunque no quisiera.

En un rato tengo que ir al ministerio publico a dar seguimiento a lo sucedido.

Pasé una buena parte del dia de ayer revisando códigos que debo integrar au n poryecto de la SA. Con el cliente principal hay siete proyectos, quiza 9, que sacar en el transcurso de los próximos seis meses. Trataré de darme un descanso en la primera semana de abril que desde septiembre no he parado.