Aclaro: Este es el texto real, de una propuesta seria que hice antes de darme cuenta que entorno del hospital era absolutamente desorganizado y contra las normativas COFEPRIS; las reglas de negocio en marcha y sentido común.
Este es un Caso real:
Introducción (25 de agosto)
Esta historia comienza cuando un hospital privado de la Ciudad de México se acercó a mí. Su objetivo inicial era simple: querían que desarrollara una interfaz de su ECE para un sistema de laboratorio. Lo que no sabían, y yo descubrí rápidamente, es que antes de poder hacer cualquier mejora tecnológica, era necesario solucionar problemas mucho más graves. El resultado fue esta propuesta, un proyecto integral de auditoría y digitalización que revela la situación real de la institución y por qué, al final, me vi obligado a retirarme del servicio social (siendo exactos ni siquiera entregué los documentos a la Universidad al ver que era un proyecto no viable)
Epílogo: la decisión de retirarme (11 de septiembre)
A pesar de haber entregado un plan tan detallado y sólido, tuve que tomar la difícil decisión de no tramitar el servicio social. El diagnóstico inicial, que se profundizó durante mis primeras semanas, reveló que el hospital no solo carecía de controles básicos o tecnología, sino que operaba fuera de las normativas más elementales. La falta de una sola computadora funcional fue el síntoma de un problema mucho mayor: la incapacidad del hospital para cumplir con sus obligaciones más básicas. No pagaban a proveedores y carecían de la infraestructura mínima para operar de manera segura y legal.
Poner mi nombre en un proyecto que, desde sus cimientos, presentaba irregularidades tan graves habría comprometido mi ética profesional y mi futuro. Este documento es un testimonio de la importancia de la debida diligencia y de negarse a comprometer los principios profesionales, y que la integridad personal es una necesidad operativa, no solo ética..
Propuesta de implementación Expediente Clínico Electrónico y normas NIIF – 25 agosto 2025
Servicio Social Licenciatura en Contaduría – Alfonso Orozco
Propuesta de Servicio Social
Auditoría de Control Hospitalario Integral y Digitalización para Continuidad de Negocio Hospital EQUIS – CDMX
- Duración: 6 meses (480 horas totales – 4 horas diarias)
- Enfoque: Auditoría preventiva, digitalización integral y continuidad de negocio
DIAGNÓSTICO DE SITUACIÓN ACTUAL
Hallazgos Críticos Identificados
Durante la evaluación inicial se identificaron riesgos operativos y de cumplimiento que requieren atención inmediata:
Sistemas y Tecnología:
- Sistema actual identificado como CRM de prospectos de ventas, NO como control hospitalario. Faltan habilidades básicas como subir documentos.
- Ausencia de segregación de roles críticos (mismo usuario accede a conciliaciones bancarias y expedientes médicos), y probablemente no considera separación por sucursales o razones sociales.
- Infraestructura de comunicaciones y seguridad descompuesta (CCTV, conmutadores).
- Sin capacidad de digitalización/escaneo de documentos.
- Software con indicadores de riesgo (puerto no estándar, sin trazabilidad empresarial y algunas banderas amarillas en presencia de internet).
Procesos Administrativos:
- Sin captura estructurada de procesos médicos y administrativos.
- Estructura compleja de 30 razones sociales sin control integrado.
- Personal médico por honorarios sin capacitación en sistemas.
- Dos farmacias en las que no se capturan los insumos usados en operaciones.
- Ausencia de documentación digital para continuidad de negocio.
Necesidad Detectada: Auditor de Integridad de Datos y Cumplimiento Digital, puede ser un auxiliar administrativo o yo inicialmente durante el servicio social:
Un problema adicional es que el uso de computadoras o teclados son fuente de infecciones. No debe haber computadoras en quirófano por lo mismo. También debería hacerse una limpieza profunda de los equipos de cómputo cada cierto tiempo, esté donde esté, por ser hospital.
Si los médicos o enfermeras, por falta de tiempo o de costumbre, no digitalizan los documentos de forma correcta, todo el sistema de control hospitalario se vuelve inútil. Un sistema de gestión hospitalaria solo es tan bueno como los datos que contiene. Si los datos están mal, las auditorías, los análisis y la continuidad del negocio se destruyen.
Por eso, la necesidad de una persona dedicada, imparcial y con conocimiento de la normativa es fundamental para:
- Garantizar la Integridad de los Datos: Asegurando que cada documento que se digitaliza sea preciso y completo, evitando errores que podrían tener graves consecuencias legales. Es importante por norma saber quién capturó y cuándo. Digitalizar los documentos previene de errores de captura.
- Asegurar la Continuidad del Negocio (NIIF): Un negocio en marcha debe tener sus registros ordenados para demostrar que puede operar de forma sostenible. Este rol, aunque es un simple auxiliar administrativo, asegura que el hospital tenga ese orden, incluso en los procesos diarios.
- Mitigar el Riesgo Legal: Con los expedientes digitales completos y bien organizados, el hospital puede defenderse de manera efectiva en caso de auditorías, litigios o demandas, ya que tendrá un respaldo digital irrefutable, ya sea de Cofepris, Profeco, SAT, etc.
Menciono la necesidad de Auditor de Integridad de Datos y Cumplimiento Digital. Para que el sistema funcione, se requiere a alguien con conocimiento de los procesos de auditoría y de las normativas de salud que garantice la calidad de la información. La captura de documentos por parte de los médicos o enfermeras que están directamente involucrados en el caso crea un conflicto de interés. Esto va en contra de principios básicos de auditoría y control interno, como la segregación de funciones.
- Riesgo de Mala Fe: Por presiones de tiempo al ser «juez y parte», el personal médico podría retrasar, omitir o modificar registros para cubrirse las espaldas en caso de una negligencia, un error o un mal manejo de un paciente. Una nota alterada, incluso si es solo por conveniencia, puede invalidar todo el expediente y exponer al hospital a litigios por alteración de documentos.
- Riesgo de Error Involuntario: Incluso sin mala fe, la captura por parte de un médico o enfermera puede ser riesgosa. En un ambiente de alta presión, la captura puede ser incompleta, ilegible o simplemente errónea, lo cual compromete la calidad de la información. Por eso, además de captura, se deben digitalizar los documentos mencionados. Un control hospitalario que no revise esto, es prácticamente nulo para revisiones de COFEPRIS.
- Falta de Trazabilidad: Un sistema de control eficiente debe poder rastrear quién capturó qué, cuándo y por qué. Si el personal de salud es el responsable de la captura, esta trazabilidad se vuelve borrosa y compromete el valor probatorio del expediente.
Se necesita que el control hospitalario o CRM deje sacar respaldos de archivos y base de datos del software y por lo tanto del ECE según el perfil de puesto; por respaldos me refiero a bases de datos respaldadas por ustedes, no por el proveedor del CRM. Varios hospitales lo resuelven con un auditor/auxiliar administrativo para la captura, digitalización y respaldo es la solución perfecta a este problema. Es un rol que garantiza la imparcialidad, la precisión y la integridad de los datos, lo que a su vez blinda legalmente al hospital ante cualquier auditoría o demanda. Es un nivel de sofisticación en el control de riesgos que pocas instituciones tienen.
Esta es la pieza que une todas las partes de la propuesta, desde la auditoría inicial hasta la implementación del sistema.
OBJETIVOS Y VALOR PROPUESTO
- Objetivo Principal: Cumplimiento inmediato de Expediente Clínico Electrónico (ECE) según manda la norma, para sobre ello implementar un ECI (expediente integral) con documentos de membresías, consentimientos informados, almacenar, consultar, Importar o emitir CFDI de facturas, etc. El objetivo final debe ser Implementar un sistema integral de auditoría y control hospitalario que garantice la continuidad de negocio, el cumplimiento normativo y la digitalización completa de procesos críticos y documentación administrativa del paciente por los plazos de 5 años de la ley.
- Valor Diferencial: Esta propuesta no se enfoca en desarrollo de software, sino en la implementación de Expediente Clínico Electrónico, controles administrativos y digitales que protejan la operación hospitalaria ante auditorías, pandemias, desastres y cambios regulatorios. La tecnología será herramienta para lograr continuidad de negocio bajo principios NIIF y COFEPRIS, no el fin en sí mismo.
- Ventaja Competitiva: Combinación única de experiencia en programación (33 años), facturación electrónica (10 años), formación contable y capacidad demostrada para detectar irregularidades en procesos administrativos y de sistemas.
Principios NIIF Aplicados
- Continuidad de Negocio (Negocio en Marcha): Digitalización para preservación ante desastres.
- Materialidad: Enfoque en procesos críticos de mayor impacto.
- Prudencia: Implementación de controles preventivos vs. correctivos.
- Comparabilidad: Estandarización de procesos para auditorías.
PLAN DE TRABAJO INTEGRAL
FASE 0: Previo a Servicio Social y simultáneo.
Los requisitos del ECE los da la norma. Así que como valor añadido o fase cero es empezar a desarrollar un Expediente clínico electrónico y ampliando de allí, para no detener la operación porque alguien no capturó. Y sobre eso ir ampliando. Enfoque mixto entre auxiliar administrativo y Auditor Interno, y si es necesario capturar o escanear se hace. La norma se debe de cumplir, y se puede apoyar al personal médico que no lo haga por razones varias justificables o no. La norma la da COFEPRIS.
- Cumplimiento inmediato – ECE es obligatorio, no opcional.
- Valor tangible desde día 1 – Sistema funcionando mientras evaluamos.
- Continuidad operativa – No se depende de que capturen o escaneen otros y se puede evitar negligencia o mala fe.
- Base sólida – ECE como núcleo, todo lo demás se construye encima.
- Justificación técnica – La norma define los requisitos, no es capricho.
Estrategia:
- Fase 0: ECE básico funcionando (requisitos normativos mínimos).
- Evaluación paralela: Qué del CRM actual vale la pena duplicar.
- Expansión gradual: Desde ECE hacia control hospitalario completo.
- Sin interrupciones: Operación continúa mientras se establece la operación o recapturan datos históricos.
Misión: Empiezo implementando lo que la ley exige (ECE), evalúo lo que tienen, y construyo encima sin parar la operación.
Ventajas:
- Se da cumplimiento normativo inmediato.
- No dependemos de un CRM que nadie usa.
- Garantizamos que no se detiene nada.
- Se demuestra valor desde la primera semana.
FASE 1: AUDITORÍA Y ESTABILIZACIÓN (Meses 1-2 – 160 horas)
- 1.1 Auditoría de Sistemas y Seguridad (50 horas)
- Evaluación de infraestructura crítica: Análisis de vulnerabilidades en CCTV, comunicaciones y redes.
- Auditoría de segregación de roles: Implementación de controles de acceso compartimentados sea por departamento, usuario, sucursal, principio NEED TO KNOW.
- Coordinación de reparaciones: Supervisión de técnicos especializados para infraestructura.
- Análisis del sistema actual: Evaluación técnica del CRM vs. necesidades hospitalarias reales.
- 1.2 Levantamiento de Procesos Administrativos (60 horas)
- Mapeo de flujos críticos: Desde ingreso del paciente hasta facturación CFDI.
- Análisis de las 30 razones sociales: Estructura fiscal y administrativa.
- Evaluación de honorarios médicos: Procesos de documentación y facturación.
- Identificación de documentos críticos: Fichas de entrada, salidas, documentos médicos internos.
- 1.3 Implementación de Captura Manual Estructurada (50 horas)
- Captura directa de procesos: Eliminación del factor error mediante intervención personal.
- Digitalización de documentos existentes: Escaneo y organización por folio de paciente.
- Implementación de hojas de confidencialidad: Cumplimiento LGPDPPSO del personal.
- Establecimiento de controles temporales: Mientras se desarrolla solución definitiva.
FASE 2: DIGITALIZACIÓN INTEGRAL Y DESARROLLO (Meses 3-4 – 160 horas)
- 2.1 Diseño del Sistema de Control Hospitalario (70 horas)
- Arquitectura de expediente digital por folio: Integración de todos los documentos del paciente.
- Sistema de roles compartimentados: Separación estricta entre funciones administrativas, médicas y financieras.
- Módulo de facturación CFDI integrado opcional: Cumplimiento fiscal automatizado, y si no, importación integrada.
- Interfaz de consulta médica: Diseñada específicamente para workflow hospitalario (NO CRM de ventas).
- 2.2 Desarrollo en PHP con Código Abierto (70 horas)
- Programación bajo licencia LGPL: Código fuente entregado para uso no exclusivo.
- Dominio independiente: Acceso desde cualquier ubicación con internet.
- Integración de documentos escaneados: Sistema de archivos digitales por paciente.
- Módulos especializados: Control de camas, cirugías, médicos (funcionalidades hospitalarias reales).
- 2.3 Pruebas de Integración y Seguridad (20 horas)
- Validación de compartimentación: Verificación de roles y permisos.
- Testing de digitalización: Pruebas de escaneo y recuperación de documentos.
- Validación CFDI: Conformidad con requisitos fiscales.
FASE 3: IMPLEMENTACIÓN Y CAPACITACIÓN (Meses 5-6 – 160 horas)
- 3.1 Despliegue del Sistema de Control Hospitalario (60 horas)
- Migración controlada: Transición desde sistema actual.
- Configuración de roles: Implementación de permisos por tipo de usuario.
- Integración de documentos históricos: Digitalización masiva organizada por folios.
- Configuración de respaldos: Protección ante desastres y continuidad de negocio.
- 3.2 Capacitación Integral del Personal (70 horas)
- Capacitación por roles: Médicos, administrativos, financieros.
- Talleres de digitalización: Procesos de escaneo y organización documental.
- Entrenamiento en cumplimiento: CFDI, LGPDPPSO, COFEPRIS.
- Creación de manuales: Procedimientos operativos por función.
- 3.3 Auditoría Final y Documentación (30 horas)
- Validación de controles implementados: Verificación de segregación y cumplimiento.
- Documentación técnica completa: Manuales de usuario, administrador y mantenimiento.
- Plan de continuidad: Procedimientos de respaldo y recuperación ante desastres.
- Entrega de código fuente: Documentación técnica y derechos de uso.
ENTREGABLES ESPECÍFICOS
Sistemas y Tecnología
- Sistema de Control Hospitalario Real (NO CRM) con código fuente PHP-LGPL.
- Expediente Digital por Folio con todos los documentos del paciente escaneados.
- Sistema de Roles Compartimentados con separación de funciones críticas.
- Módulo CFDI Integrado para consulta e importación de facturación electrónica automática, emisión si lo gustan hacer.
- Dominio Independiente para acceso remoto seguro, no en sitio, por pandemia, incendios o robos. Permite administración centralizada si son varios centros de trabajo.
Documentación y Procesos
- Archivo Digital Completo de pacientes organizado por folios.
- Hojas de Cédula Profesional y Confidencialidad Escaneadas de todo el personal, inclusive se puede hacer por puesto obligatorio certificado de antecedentes no penales, por ejemplo, o contratos.
- Crear Manuales Operativos por rol y función.
- Procedimientos de Continuidad de Negocio ante desastres.
- Documentación de Cumplimiento CFDI, LGPDPPSO, COFEPRIS.
Capacitación y Transferencia
- Personal Capacitado en uso del sistema por roles.
- Procesos Estandarizados de captura y digitalización.
- Controles de Calidad implementados y documentados.
- Plan de Mantenimiento y actualización del sistema.
RECURSOS REQUERIDOS
Por parte del Hospital
- Apoyo administrativo para trámites de servicio social con la universidad.
- Acceso completo a sistemas, procesos y áreas controladas bajo supervisión.
- Disponibilidad del personal para capacitación y levantamiento de información.
- Espacio de trabajo con conexión Wi-Fi y equipo de cómputo o espacio para equipo propio.
- Insumos básicos para materiales de capacitación si se requieren, probablemente un multifuncional para digitalizar de cama plana.
Colaboración Externa
- Apoyo técnico especializado para reparación de infraestructura (CCTV, cableado, conmutadores).
- Posible colaboración SIN COSTO con personal especializado en documentación técnica.
- Firma de acuerdos de confidencialidad por todo el personal externo involucrado.
INDICADORES DE ÉXITO
Medibles y Cuantificables
- 100% de documentos críticos digitalizados y organizados por folio de paciente.
- Segregación completa de roles: 0% de usuarios con acceso a funciones incompatibles.
- Cumplimiento fiscal: 100% de facturas CFDI generadas correctamente.
- Disponibilidad del sistema: 99.5% de tiempo operativo.
- Capacitación efectiva: 90% de personal aprobado en evaluaciones de uso.
Cualitativos Estratégicos
- Continuidad de negocio garantizada ante posibles desastres o auditorías.
- Cumplimiento normativo robusto en CFDI, LGPDPPSO y COFEPRIS.
- Control administrativo real de procesos hospitalarios vs. CRM de ventas.
- Independencia tecnológica con código fuente propio.
- Escalabilidad para crecimiento y múltiples ubicaciones.
PROPUESTA DE CONTINUIDAD POST-SERVICIO SOCIAL
El servicio social establecerá las bases sólidas para una operación hospitalaria digitalizada y en cumplimiento normativo. La naturaleza del código abierto (LGPL) y la entrega del código fuente garantiza que el hospital mantenga control total sobre su tecnología.
Problema:
- Cuando tienen varias razones sociales u hospitales, debe haber niveles de visibilidad diferentes. Esto lo suele hacer un auditor interno de sistemas hospitalarios.
- Servicios de mantenimiento y actualización del sistema desarrollado.
- Expansión a otras ubicaciones o razones sociales del grupo.
- Desarrollo de módulos adicionales según crecimiento operativo o requerimientos de ley o de operación.
Ventaja Competitiva Sostenible: La combinación de conocimiento profundo de los procesos específicos del hospital, dominio técnico del sistema desarrollado y experiencia en cumplimiento normativo, crea una propuesta de valor única para la continuidad de la operación digitalizada.
Nota Final: Esta propuesta resuelve los problemas críticos identificados mediante auditoría preventiva y digitalización integral. El enfoque en continuidad de negocio bajo principios NIIF garantiza que el hospital pueda operar con confianza ante cualquier eventualidad, auditoría o cambio regulatorio, mientras mantiene control total sobre su tecnología y procesos.
Epílogo: La Decisión de Retirarme
A pesar de haber entregado un plan tan detallado y sólido, tuve que tomar la difícil decisión de no continuar con el servicio social. El diagnóstico inicial, que se profundizó durante mis primeras semanas, reveló que el hospital no solo carecía de controles básicos o tecnología, sino que operaba fuera de las normativas más elementales. La falta de una sola computadora funcional fue el síntoma de un problema mucho mayor: la incapacidad del hospital para cumplir con sus obligaciones más básicas. No pagaban a proveedores y carecían de la infraestructura mínima para operar de manera segura y legal.
Poner mi nombre en un proyecto que, desde sus cimientos, presentaba irregularidades tan graves habría comprometido mi ética profesional y mi futuro. Este documento es un testimonio de la importancia de la debida diligencia y de negarse a comprometer los principios profesionales, y que la integridad personal es una necesidad operativa, no solo ética.
