Al probar los softwares mencionados, todos quedan descartados.

open km
Descartado por las siguientes razones:

a ) Basado en tomcat. pesado y sin paquetes war. Para fines prácticos es “cerrado”
b ) La instalación de 172 mb no deja algo funcional. No dice como instalarlo en linux
c ) Documentación escasa o nula. El mas rápido para decidir removerlo.

kordil edms
Descartado por las siguientes razones:

a ) Viene con una instalación por defecto de XAMPP
b ) No se ve forma de señalar un grupo de documentos o ver si tiene ese grupo un termino.
c ) No se ve posibilidad de multiempresas

Logicalweb :

Descartado por las siguientes razones:

a ) Basado en tomcat. Implica paquetes WAR, Plesk de preferencia y es pesado.

Epiware :

Descartado por las siguientes razones:

a ) Demasiados scripts de java y css
b ) Poco código Real reutilizable
c ) Sin manual de instalación
d ) Parece paquete de antiword + phpmailer + thumbnail
e ) No se ve estructura de base de datos.

openwebdoc

Descartado por las siguientes razones :

a ) A primera vista no puede enviar correos de manera automática
b ) La instalación tiene problemas al usar contraseña con caracteres especiales(,*#$), y se guarda en la base en “”
c ) Imposible entrar incluso cambiando el password a mano en la base de datos.

Pros :
Bonito aviso en msgbox de css

El producto MSI con demo para desktop, da archound, actualizado en 2010 ,http://www.shareit.com/product.html?productid=300374870

DADocMan-Desktop-3-1-105-EN

rechazado por :
a ) Esta pensado para organizar sin autorizar
b ) ejecutable de windows. En caso de ser colaborativo el precio es licencia bastante cara.
c )Es mas que nada un control de escaneo.

Resumen :

Ninguno de estos productos tiene la opción de verificar objetivos. Los archivos se guardan en ftp o directorio actual. Lo que significa que
puede haber duplicación no cuantificable, que se necesita un respaldo de sistema y otro de base de datos, ademas de no permitir mas de 2000 documentos por empresa por limitaciones de ftp, ademas de riesgos a la seguridad, no se ve que ninguno de ellos sea multiempresa.

Conclusiones :

Sera necesario desarrollar un software , enfocado a verificar objetivos, multiempresas, y preferentemente Operar el guardar datos en base de datos, los archivos deben almacenarse en una base de datos para no ser accesibles via browser, y poderse verificar con sha1 o md5 que no han sido alterados (cosa que no se puede hacer en directorio)

Justificación:

Los clientes de los escenarios 1 y 3, ya plantaron una necesidad. El cliente está dispuesto a pagar una cantidad fija por empresa, con un límite de 100 documentos por ciclo.

Las prioridades para estos clientes son,

a ) Seguridad de sus datos. No quieren ponerlo en proveedores de estados unidos que pueden tener acceso a sus datos financieros. La posibilidad In House, o selfhosted, es importante.
b ) Costo razonable. Los precios de estados unidos pueden ser razonables, pero 500 USD por ciclo de documento y workflow mensuales, harían que una de ellas pagara 6000 USD mensuales por ser 12 razones sociales diferentes.
c ) Que cumpla con las funcionalidades , además de lo normal de auditoría y logs, multiempresa es lo mas vital.

Por lo mismo, ambos clientes estan de acuerdo que, una solución de “caja cerrada” o SAAS existente probablemente no se ajusten a sus necesidades, y que las opciones son, o adaptar un software existente code source pagando por consultoría y fork, o hacer un sistema desde ceros, pagando el costo por hora de desarrollo, análisis y documentos como este a una tasa fija, además de usarse bajo SAAS con un costo propio único por empresa.

El software me ha sido encargado por tener experiencia en un DMS realizado para un despacho de abogados en el 2004, que agrupaba por categorías y “juicios”, pero que no aplica a este software.

Lo que el Software objetivo no es :
* Oficina sin papeles
* reemplazo de office word / excel / etc
* Planeador de proyectos / workflow.
* Software de escritorio
* multilenguaje
* Lleno de adornos Java / Ajax
* Pesado (requerimientos excesivos)
* automatizado
* versionado absoluto

Lo que el software objetivo si es :
* Software web, con portal y niveles de acceso granulares
* Control de fechas de entrega de documentos y recordatorio de faltantes.
* Sistema de respaldo web de documentación crítica, tanto para caso de continuidad de negocio (robo de hardware)como de evitar sobreescribir archivos existentes.
* Funcional, sin necesitar de Ajax para funcionar.
* En español
* versionado relativo
* Correos ligados a personas/roles. Debe prevenir que por error mandemos correo a eperez@competencia.com (los correos no son de captura)

Ejemplos de software que debe verificarse para ver si cumplen los requisitos :

1 ) ejecutable de Windows 37mb 24 jun 2011
http://sourceforge.net/projects/kordiledms/

2 ) Open Km: 172 mb 08 ene 2013 (demasiado grande)
http://sourceforge.net/projects/openkm/

3 ) logical doc 74.7 mb 27 feb 2013
http://sourceforge.net/projects/logicaldoc/?source=recommended

4 ) epiware last update 2010 .. 8 mb
http://sourceforge.net/projects/epiware/?source=recommended

5 ) opendocman 1.2.6.4

6 ) producto MSI con demo para desktop, da archound, actualizado en 2010
http://www.shareit.com/product.html?productid=300374870

He comentado anteriormente que soy director o poder legal en escrituras originales de varias empresas, independientemente de mi ingreso en otra.

Uno de los proyectos que me encargó el cliente de una de ellas, es un Control computarizado de documentos y cierre de ciclos documentales. No creo que ninguno de los proyectos existentes de código libre que existen puedan adaptarse, aunque tendré que revisar si hay alguno mas además de los que conozco.

Los requerimientos deben ser cumplidos en su totalidad, así que es muy probable que el sistema sea hecho de ceros. Escribiré el proceso de desarrollo de dicho proyecto en la medida de lo posible, yespero tener antes del fin de este mes de Marzo, un prototipo funcional. No creo que me tome mas de 80 horas de trabajo.

En caso de tener que desarrollarlo, Publicaré pantallas pero no código. La razón principal es que el producto lo venderá una de mis empresas como “Software as Service” (SAAS), y el cliente que lo pidió Necesita una solución, que no pueda ser usada por personas de su mismo giro de producción. Asi que la licencia estipula la propiedad del desarrollador (o sea yo ) que licencia a una Sociedad Anónima (la creada en noviembre) la facultad de hacer SAAS, siendo los derechos intelectuales de mi propiedad, y a cambio esa Sociedad Anónima me pagará a través de la Sociedad Civil que crearé en Abril.

De esta manera, la información queda compartimentada.

La metodología que llevaré será basada en RAD, Desarrollo rápido de aplicaciones. Para definir los casos de éxito, sin tener que meterme a documentar UML, haré tres escenarios de posibles usuarios.

Escenario 1 : El cliente Gerardo es el administrador de una serie de empresas que facturan alrededor de 5000 facturas mensuales en conjunto. Tiene facultades de director general, y hay un departamento central de contabilidad, cobranzas, tesorería y recursos humanos en el corporativo. Lo que el necesita es poder declarar “tipos de documentos” necesarios para cerrar un “tipo de período”. Por ejemplo, algunos documentos pueden ser “estados financieros mensuales” o “reporte de cobranza actualizado al día ultimo del mes” , y estos documentos los puede subir solamente la persona autorizada para el perfil del puesto (por ejemplo, el contralor y el jefe de cobranza en este caso ) . Esto puede ser multiempresas. El cliente necesita lo mismo de todas las empresas, pero el responsable de enviarle los documentos de cada uno, es Diferente persona o a veces el mismo.

El sistema avisará por correo a cada responsable de documentos que no los ha enviado, y al señor Gerardo que hay documentos para verificar. Una vez que este lo verifique y que si es lo que deba ser (es decir, no vaya a ser que subieron un archivo de excel de compra de papelería en lugar de el documento pdf de estados financieros ), el lo autoriza y el que lo subió queda bloqueado para verlo, descargarlo o modificarlo.

Una vez se termina el proceso y todos los documentos del mes están como debe ser cerrados, el administrador puede crear un zip con los documentos y enviarlos al dueño, que lo contrató a el como director general.

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Escenario 2: Yo, Alfonso Orozco, tengo que conservar organizados los datos de pagos del Imss, estados de cuenta bancarios de varios bancos, pagos del IVA, documentos de impresiones de nómina en PDF y hacerlos llegar cada mes al contador respectivo (manejo cuatro contadores diferentes al momento, si uno falla la demas empresas son independientes a fallas).

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Escenario 3: Claudia es directora de una empresa que organiza eventos de cata de vinos en el extranjero. (Cliente mio también). Ella quiere centralizar información referente a eventos organizados para diferentes patrocinadores, por lo cual los documentos de cada evento SON visibles para diferentes patrocinadores. Es decir, si un evento lo patrocina la pepsi, no van a poder ver los eventos patrocinados por coca cola. Los documentos de un evento incluyen declarar documentos de lista de invitados, lista de asistentes, reales, reservacion en pdf del hotel, pago en pdf del hotel, nómina pagada en excel, scaneo SPEI de pago de anticipos de su patrocinador, (máximo de 3) , reporte de incidencias del Supervisor del evento, e ir monitoreando el avance de cada paso. Se deben poder ligar documentos adicionales, y en este caso el período puede durar diez meses desde la propuesta económica hasta la carta de liberación de fianza.