Justificación:
Los clientes de los escenarios 1 y 3, ya plantaron una necesidad. El cliente está dispuesto a pagar una cantidad fija por empresa, con un límite de 100 documentos por ciclo.
Las prioridades para estos clientes son,
a ) Seguridad de sus datos. No quieren ponerlo en proveedores de estados unidos que pueden tener acceso a sus datos financieros. La posibilidad In House, o selfhosted, es importante.
b ) Costo razonable. Los precios de estados unidos pueden ser razonables, pero 500 USD por ciclo de documento y workflow mensuales, harían que una de ellas pagara 6000 USD mensuales por ser 12 razones sociales diferentes.
c ) Que cumpla con las funcionalidades , además de lo normal de auditoría y logs, multiempresa es lo mas vital.
Por lo mismo, ambos clientes estan de acuerdo que, una solución de «caja cerrada» o SAAS existente probablemente no se ajusten a sus necesidades, y que las opciones son, o adaptar un software existente code source pagando por consultoría y fork, o hacer un sistema desde ceros, pagando el costo por hora de desarrollo, análisis y documentos como este a una tasa fija, además de usarse bajo SAAS con un costo propio único por empresa.
El software me ha sido encargado por tener experiencia en un DMS realizado para un despacho de abogados en el 2004, que agrupaba por categorías y «juicios», pero que no aplica a este software.
Lo que el Software objetivo no es :
* Oficina sin papeles
* reemplazo de office word / excel / etc
* Planeador de proyectos / workflow.
* Software de escritorio
* multilenguaje
* Lleno de adornos Java / Ajax
* Pesado (requerimientos excesivos)
* automatizado
* versionado absoluto
Lo que el software objetivo si es :
* Software web, con portal y niveles de acceso granulares
* Control de fechas de entrega de documentos y recordatorio de faltantes.
* Sistema de respaldo web de documentación crítica, tanto para caso de continuidad de negocio (robo de hardware)como de evitar sobreescribir archivos existentes.
* Funcional, sin necesitar de Ajax para funcionar.
* En español
* versionado relativo
* Correos ligados a personas/roles. Debe prevenir que por error mandemos correo a eperez@competencia.com (los correos no son de captura)
Ejemplos de software que debe verificarse para ver si cumplen los requisitos :
1 ) ejecutable de Windows 37mb 24 jun 2011
http://sourceforge.net/projects/kordiledms/
2 ) Open Km: 172 mb 08 ene 2013 (demasiado grande)
http://sourceforge.net/projects/openkm/
3 ) logical doc 74.7 mb 27 feb 2013
http://sourceforge.net/projects/logicaldoc/?source=recommended
4 ) epiware last update 2010 .. 8 mb
http://sourceforge.net/projects/epiware/?source=recommended
5 ) opendocman 1.2.6.4
6 ) producto MSI con demo para desktop, da archound, actualizado en 2010
http://www.shareit.com/product.html?productid=300374870