He comentado anteriormente que soy director o poder legal en escrituras originales de varias empresas, independientemente de mi ingreso en otra.

Uno de los proyectos que me encargó el cliente de una de ellas, es un Control computarizado de documentos y cierre de ciclos documentales. No creo que ninguno de los proyectos existentes de código libre que existen puedan adaptarse, aunque tendré que revisar si hay alguno mas además de los que conozco.

Los requerimientos deben ser cumplidos en su totalidad, así que es muy probable que el sistema sea hecho de ceros. Escribiré el proceso de desarrollo de dicho proyecto en la medida de lo posible, yespero tener antes del fin de este mes de Marzo, un prototipo funcional. No creo que me tome mas de 80 horas de trabajo.

En caso de tener que desarrollarlo, Publicaré pantallas pero no código. La razón principal es que el producto lo venderá una de mis empresas como «Software as Service» (SAAS), y el cliente que lo pidió Necesita una solución, que no pueda ser usada por personas de su mismo giro de producción. Asi que la licencia estipula la propiedad del desarrollador (o sea yo ) que licencia a una Sociedad Anónima (la creada en noviembre) la facultad de hacer SAAS, siendo los derechos intelectuales de mi propiedad, y a cambio esa Sociedad Anónima me pagará a través de la Sociedad Civil que crearé en Abril.

De esta manera, la información queda compartimentada.

La metodología que llevaré será basada en RAD, Desarrollo rápido de aplicaciones. Para definir los casos de éxito, sin tener que meterme a documentar UML, haré tres escenarios de posibles usuarios.

Escenario 1 : El cliente Gerardo es el administrador de una serie de empresas que facturan alrededor de 5000 facturas mensuales en conjunto. Tiene facultades de director general, y hay un departamento central de contabilidad, cobranzas, tesorería y recursos humanos en el corporativo. Lo que el necesita es poder declarar «tipos de documentos» necesarios para cerrar un «tipo de período». Por ejemplo, algunos documentos pueden ser «estados financieros mensuales» o «reporte de cobranza actualizado al día ultimo del mes» , y estos documentos los puede subir solamente la persona autorizada para el perfil del puesto (por ejemplo, el contralor y el jefe de cobranza en este caso ) . Esto puede ser multiempresas. El cliente necesita lo mismo de todas las empresas, pero el responsable de enviarle los documentos de cada uno, es Diferente persona o a veces el mismo.

El sistema avisará por correo a cada responsable de documentos que no los ha enviado, y al señor Gerardo que hay documentos para verificar. Una vez que este lo verifique y que si es lo que deba ser (es decir, no vaya a ser que subieron un archivo de excel de compra de papelería en lugar de el documento pdf de estados financieros ), el lo autoriza y el que lo subió queda bloqueado para verlo, descargarlo o modificarlo.

Una vez se termina el proceso y todos los documentos del mes están como debe ser cerrados, el administrador puede crear un zip con los documentos y enviarlos al dueño, que lo contrató a el como director general.

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Escenario 2: Yo, Alfonso Orozco, tengo que conservar organizados los datos de pagos del Imss, estados de cuenta bancarios de varios bancos, pagos del IVA, documentos de impresiones de nómina en PDF y hacerlos llegar cada mes al contador respectivo (manejo cuatro contadores diferentes al momento, si uno falla la demas empresas son independientes a fallas).

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Escenario 3: Claudia es directora de una empresa que organiza eventos de cata de vinos en el extranjero. (Cliente mio también). Ella quiere centralizar información referente a eventos organizados para diferentes patrocinadores, por lo cual los documentos de cada evento SON visibles para diferentes patrocinadores. Es decir, si un evento lo patrocina la pepsi, no van a poder ver los eventos patrocinados por coca cola. Los documentos de un evento incluyen declarar documentos de lista de invitados, lista de asistentes, reales, reservacion en pdf del hotel, pago en pdf del hotel, nómina pagada en excel, scaneo SPEI de pago de anticipos de su patrocinador, (máximo de 3) , reporte de incidencias del Supervisor del evento, e ir monitoreando el avance de cada paso. Se deben poder ligar documentos adicionales, y en este caso el período puede durar diez meses desde la propuesta económica hasta la carta de liberación de fianza.